Preguntas frecuentes

Al finalizar el periodo de vigencia de la póliza se realiza una auditoría de primas para determinar los riesgos reales y las clasificaciones de la cobertura proporcionada.

La prima de su póliza se basa en las nóminas estimadas. La prima final se determinará una vez concluida la auditoría, utilizando las exposiciones reales de la nómina. El resultado puede ser una devolución de la prima o una prima adicional.

• Corporación: presidente, vicepresidente, secretario, tesorero o cualquier otro funcionario designado de acuerdo con el acta estatutaria, las resoluciones, las actas de reunión o los estatutos de dicha entidad.
• Sociedad de responsabilidad limitada (SRL) - Miembros directivos
• Asociación - Socios
• Empresarios individuales - Propietarios y cónyuge

• Para cumplir con las agencias estatales y el National Council on Compensation (NCCI), AF Group aplica un cargo por incumplimiento de auditoría cuando un titular de la póliza no cumple con la solicitud de una auditoría de primas. Consulte su póliza para conocer los detalles sobre el cargo por ANC. El cargo por ANC varía según el estado.
• Los cargos se pueden eliminar una vez que se recibe la información completa de la auditoría.

La remuneración total percibida por todos los empleados (incluidos los empleados activos y los despedidos durante el periodo de la póliza) para todas las entidades cubiertas, lo que incluye, entre otros, las primas, las vacaciones y la paga por enfermedad, así como la paga adicional por horas extra y las deducciones antes de impuestos para el seguro médico, el 401k y otros planes de beneficios optativos.

Nota: la compensación de los trabajadores es específica de cada estado y aplicamos las normas según los requisitos de cada uno.

Se deben informar las horas extra brutas. El crédito de primas apropiado (1/3 para horas comunes y la mitad o 1/2 para horas extra) se calculará y aplicará en el momento de la auditoría.

Sí, se debe declarar el total de los salarios brutos de todos los empleados (incluidas las personas excluidas).

Los informes del impuesto federal 941 y del impuesto estatal sobre el desempleo (si se cubre más de una entidad, proporcione los documentos fiscales aplicables para cada una). Si su empresa no está obligada a presentar los informes 941, le pedimos que adjunte una copia de su último formulario de declaración de impuestos federales 1040C, 1065, 943, 1120, el informe de nóminas o registro de cheques, la declaración de pérdidas y ganancias, y el informe del libro mayor.

Ejemplos de los formularios solicitados:

Los salarios no pueden dividirse con clases de excepción estándar (códigos 8810, 8742 o 7380). Los salarios pueden dividirse en determinadas circunstancias entre las clasificaciones básicas y si se proporciona la documentación adecuada de la nómina (no se aceptan las divisiones porcentuales). Póngase en contacto con su agente o con nuestra oficina para obtener información específica.

Se utilizan para verificar el uso de mano de obra subcontratada o con pago en efectivo.

Los contratistas deben cumplir ciertos criterios para ser considerados independientes. El auditor hará una serie de preguntas sobre el método y la frecuencia de los pagos, la naturaleza relativa del trabajo y el grado de dirección y control para determinar si el subcontratista es, de hecho, independiente. Si, según las respuestas, el subcontratista no es considerado independiente, el contratista será incluido en la auditoría como subcontratista no asegurado. Muchos estados tienen normas adicionales sobre los contratistas independientes. El auditor seguirá estas reglas para determinar si un contratista será incluido en la exposición.

Si el subcontratista no tiene empleados, algunos estados no exigen una cobertura de compensación de trabajadores. Sin embargo, se determinará si existe una relación empleador-empleado entre el asegurado y el subcontratista según las normas de manual. Si existe una relación empleador-empleado, AF Group puede ser responsable de cualquier reclamo que el individuo pueda presentar. Cada estado tiene diferentes requisitos para determinar si una persona es independiente. Un certificado de seguro de responsabilidad civil general no sustituye la cobertura de compensación de trabajadores.

El seguro de responsabilidad civil general no ofrece cobertura de compensación de trabajadores. La cobertura de responsabilidad civil general es solo uno de los factores que pueden tenerse en cuenta a la hora de determinar la independencia.

Según la definición de manual, las funciones de un empleado de oficina incluyen la creación o la administración de registros financieros u otros registros del empleador, el manejo de la correspondencia, la composición por computadora, la redacción técnica y las cuestiones telefónicas, incluidas las ventas por teléfono. Una oficina administrativa es un área de trabajo separada físicamente por pisos, paredes, divisiones, mostradores u otras barreras y distinta de todas las demás áreas de trabajo y de los riesgos que se corren en las instalaciones del empleador.

Un empleado que realiza tareas de oficina pero que también está expuesto a los peligros del negocio no es considerado un empleado de oficina. Algunos ejemplos son un gerente que tiene un escritorio en la planta de fabricación, un empleado administrativo que trabaja en una tienda para cubrir las pausas o los almuerzos, un empleado de oficina que hace trabajos de envío y recepción.

Una auditoría es una condición de la póliza y se realiza en la fecha de vencimiento o cancelación de su póliza para determinar las exposiciones reales.

Si no está de acuerdo con la auditoría, puede completar un formulario de disputa haciendo clic aquí. Asegúrese de proporcionar la documentación de respaldo correspondiente.

El WCIRB exige que toda póliza con una prima devengada de $10,500 o más sea auditada físicamente.

• Planes de reducción salarial y de beneficios optativos: se excluye un plan calificado bajo el artículo 125 del Código de Rentas Internas, siempre y cuando los libros y registros del empleador se mantengan para mostrar por separado dichas cantidades por empleado y resumidas por tipo de operación realizada.
• Algunos propietarios de empresas que cumplen con los requisitos legales pueden optar por excluirse de la cobertura del seguro de compensación de trabajadores, incluidos los ejecutivos y los miembros del directorio de determinados tipos de sociedades, los propietarios de sociedades profesionales, los socios generales y los miembros directivos de sociedades de responsabilidad limitada.
  • El Código Laboral de California (artículos 3351 y 3352) regula la exclusión de estas personas. A partir del 1 de julio de 2018, las personas que puedan optar por excluirse de la cobertura podrán hacerlo si cumplen con los requisitos de exclusión. En caso de preguntas adicionales, Dave sugiere un enlace al proyecto de ley del Senado 189 y una derivación a su agente (empresa de desarrollo comercial)
• Pautas para el personal administrativo y las ventas externas (añadir un enlace)
• Proyecto de ley n.º 5 de la Asamblea de California (contratistas independientes)
  • El proyecto de ley n.º 5 crea la presunción de que los trabajadores de una entidad son empleados a menos que el trabajador cumpla tres condiciones, conocidas como la "prueba ABC". En concreto, para que un trabajador sea considerado un contratista independiente, la entidad contratante debe demostrar que se cumplen todas las condiciones que se mencionan a continuación:

1. La entidad contratante no controla ni dirige a la persona respecto a la ejecución de la obra, tanto según lo estipulado en el contrato de ejecución de la obra como en la ejecución propiamente dicha.
2. La persona realiza un trabajo que está fuera de lo habitual con respecto a la actividad de la entidad contratante.
3. La persona se dedica habitualmente a un comercio, ocupación o negocio establecido de forma independiente de la misma naturaleza que la del trabajo realizado.

• Salario dual
  • En California, varias operaciones de construcción y montaje se dividen en dos clasificaciones distintas basadas en el salario por hora de los empleados y cada una de estas clasificaciones tiene una tasa de prima pura consultiva diferente. Para cada uno de estos pares de clasificaciones, se utiliza un umbral específico de salario por hora para determinar si la nómina y los reclamos de un empleado se asignan a la clasificación de "salario alto" o "salario bajo".
  • Los registros requeridos al momento de la auditoría incluyen: tarjetas de registro horario/hojas de asistencia (que muestren las horas de inicio y finalización diarias y el total de horas trabajadas cada día para cada tipo de operación realizada) de cada empleado.